#diariodeunmentor Mi famoso protocolo de reuniones; Briefing, 40 minutos, 3 tipos de comunicaciones y punto.
Si trabajas conmigo, si haces negocios conmigo o si te mentorizo, ya lo sabes: mis reuniones no duran más de 40 minutos.
Ni 45.
Ni una hora.
Ni «lo que haga falta».
40 minutos. Punto.
¿Por qué? Porque el tiempo es el activo más valioso que tienes en los negocios.
Y cada minuto extra en una reunión mal gestionada es un minuto menos para hacer lo que realmente importa.
Si crees que es imposible hacer reuniones productivas en 40 minutos, sigue leyendo.
Porque quizá el problema no sea el tiempo.
Quizá el problema sea que estás haciendo reuniones que no sirven para nada.
Las reuniones largas son una trampa
Todos hemos estado en reuniones eternas donde:
❌ Se repite lo mismo en bucle.
❌ Nadie tiene claro por qué está ahí.
❌ Se alarga la conversación porque nadie toma decisiones.
❌ Se habla mucho y se hace poco.
Lo peor es que, cuando acaban, sigues sin saber qué hacer exactamente.
Si eso te pasa a menudo, no tienes reuniones. Tienes pérdida de tiempo organizada.
Y lo peor de todo: te acostumbras a ello.
“Es que este tema es importante.”
“Es que hay muchas opiniones que considerar.”
“Es que necesitamos más tiempo para aclararlo todo.”
No.
Lo que necesitas es un sistema para que las reuniones sean eficaces.
El protocolo: reuniones con reglas claras
Si trabajas como halcón en alguno de mis proyectos, ya conoces mi sistema patentado de reuniones.
Y si no, aquí lo tienes:
Paso 1: Antes de la reunión, un briefing claro
Cada reunión debe tener un propósito definido antes de empezar.
Antes de sentarnos a hablar, se envía un briefing que explica:
✔ Objetivo de la reunión.
✔ Puntos clave a tratar.
✔ Decisiones que deben tomarse.
Si no puedes explicar en un documento breve para qué es la reunión, probablemente esa reunión no debería existir.
Paso 2: Tres tipos de reuniones (ni una más)
Hay solo tres tipos de conversaciones que justifican una reunión.
Si no encaja en ninguna, se puede resolver por email.
1. Conversaciones informativas
Simplemente se comunica algo y ya está.
Ejemplo:
🟢 “Vamos a implementar X estrategia a partir del lunes.”
🟢 “Se ha tomado la decisión de hacer Y.”
Nada que discutir. Nada que debatir. Información rápida y directa.
Tiempo estimado: 10-15 minutos.
2. Conversaciones de debate y decisión
Aquí hay que tomar una decisión y puede haber puntos de vista diferentes.
Regla de oro:
Si tienes una opinión distinta, tráela con argumentos, no con emociones.
Ejemplo:
🟢 “Tenemos dos opciones para este proyecto, veamos cuál es la mejor.”
🟢 “El equipo de ventas y el de marketing tienen enfoques diferentes, necesitamos alinearlos.”
No es una charla infinita. Es un debate estructurado con un objetivo claro.
Tiempo estimado: 30-40 minutos.
3. Conversaciones de acción
Aquí se asignan tareas concretas y responsabilidades.
Ejemplo:
🟢 “Esto hay que hacerlo. ¿Quién se lo queda?”
🟢 “Hay que lanzar esta campaña. ¿Cuándo se hace y quién se encarga?”
Nada de “lo hablamos luego”. Nada de “vemos quién puede.”
Compromisos claros antes de salir de la reunión.
Tiempo estimado: 15-20 minutos.
No más de 40 minutos, da igual el tema
No hay excusas.
Da igual si es una reunión sencilla o compleja.
Da igual si se trata de un problema difícil o una decisión importante.
Si en 40 minutos no has resuelto lo que tenías que resolver, significa que:
❌ No preparaste bien la reunión.
❌ No tenías claro el objetivo.
❌ Se habló demasiado sin concretar nada.
En cualquiera de los tres casos, el problema no es el tiempo. Es la falta de claridad.
El negocio es acción, no parloteo
Las reuniones interminables no son un signo de trabajo duro. Son una señal de falta de enfoque.
Las empresas que avanzan no son las que más hablan.
Son las que toman decisiones y ejecutan rápido.
Por eso, la próxima vez que vayas a programar una reunión, pregúntate:
👉 ¿Podría resolverse con un simple email?
👉 ¿Sabemos exactamente qué queremos conseguir con esta reunión?
👉 ¿Hay un límite de tiempo claro?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, cancela la reunión y organiza mejor el trabajo.
Porque en los negocios, como en la vida, si necesitas más de 40 minutos para resolver algo, probablemente lo estás complicando demasiado.
